Главная » Каталог статей / Статьи / Другое
Інформація, якою володіє виконавчий комітет

 

Інформація

Термін
зберігання

Примітка

1

2

3

Закони, постанови, інші акти Верховної Ради України; укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Копії

Доки не мине потреба

Що стосуються діяльності міської ради-постійно

Протоколи сесій міської ради та документи до них

Постійно

 

Розпорядження міського голови з основної діяльності

Постійно

 

Розпорядження міського голови з особового складу

75 років

 

Розпорядження міського голови з надання відпусток

5 років

 

Розпорядження міського голови про відрядження

3 роки

 

Протоколи загальних зборів, сходів громадян

Постійно

 

Паспорт міської ради (загальні відомості,адміністративно-територіальний поділ та інші)

Постійно

Протокол ЕПК держархіву області від 17.10.2008 № 16

Документи (плани, протоколи, рішення, рекомендації та інше) постійних комісій ради

Постійно

Документи кожної комісії формуються в окрему справу

Документи (положення, протоколи, довідки та інші) про роботу органів самоорганізації населення

Постійно

 

Інформація про звіти депутатів перед виборцями

Постійно

 

Документи (акти, довідки, висновки) про перевірку роботи міської ради установами вищими за рівнем

Постійно

 

Листування з установами вищими за рівнем з основних питань діяльності міської ради

5 років ЕПК

 

Список депутатів міської ради

Постійно

 

Картки персонального обліку депутатів

75 років

Постанова ЦВК № 8 від 17.03.1994 (ДСК)

Журнал реєстрації рішень міської ради

Постійно

 

Журнал обліку розпоряджень міського голови з основної діяльності

Постійно

 

Журнал обліку розпоряджень міського голови з надання відпусток

5 років

 

Журнал реєстрації особистого прийому громадян

3 роки

 

Журнал обліку розпоряджень міського голови з особового складу

75 років

 

Постанови, рішення і розпорядження вищих за рівнем органів виконавчої влади з основної діяльності. Копії

Доки не мине потреба

 

Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації що регламентують роботу виконавчого комітету міської ради. Копії

До заміни новими

 

Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради

Постійно

 

Інформація про пам’ятники і кладовища, розміщені на території міської ради

Постійно

 

Документи (звіти, доповідні записки,огляди, аналізи) про стан роботи по розгляду пропозицій , заяв, скарг громадян

Постійно

 

Звернення, скарги громадян особистого та другорядного характеру

5 років

У разі неодноразового звернення – 5 років після останнього розгляду (ДСК)

Господарчі книги

Постійно

Протокол НМР держархіву області від 07.12.2001. № 8 (К)

Приймаьно-завальні акти з усіма додатками ( за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни керівників міської ради

Постійно

 

Приймаьно-здавальні акти з усіма додатками ( за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни відповідальних працівників та секретаря виконкому

3 роки

Після заміни відповідальних працівників та секретаря

Журнал реєстрації рішень виконкому

Постійно

На державне зберігання не передається

Журнал реєстрації вхідних документів

3 роки

 

Журнал реєстрації вихідних документів

3 роки

 

Журнал реєстрації вхідних телеграм та телефонограм

1 рік

 

Журнал реєстрації вихідних телеграм та телефонограм

1 рік

 

Журнал обліку видачі бланків листів

1 рік

 

Журнал реєстрації бланків листів

1 рік

 

Справа фонду (історична довідка, акти перевірки наявності і стану документів, акти прийому-передачі документів від структурних підрозділів та на державне зберігання, акти про виділення до знищення документів, про нестачу і непоправні пошкодження документів, огляди та інші)

Постійно

У разі ліквідації міської ради передається на державне зберігання

Матеріали (розпорядження, плани, рішення) по ЦО

10 років

(ДСК)

Журнал реєстрації рекомендацій, пропозицій, заяв та скарг громадян

5 років

 

Журнал відбитків печаток та штампів

Постійно

(ДСК)

Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань діловодства та архівної справи

До заміни новими

 

Інструкція з діловодства міської ради

До заміни новими

Оригінал зберігається в справі № 02-03

Положення про експертну комісію міської ради. Копії

До заміни новими

 

Документи (доповідні записки,довідки, акти) про стан організації діловодства та архівної справи в міський раді

5 років

 

Описи справ постійного зберігання

Постійно

 

Описи справ тимчасового зберігання

3 роки

Після знищення справ

Номенклатура справ

Постійно

На державне зберігання не передається. Зберігається в наглядовій справі державної архівної установи

Документи нормативно-правового характеру, які регламентують роботу кадрами

Доки не мине потреба

 

Посадові інструкції працівників ради

Постійно

На державне зберігання не передаються

Протоколи засідань, постанови атестаційних комісій

5 років

 

Протоколи засідань комісій щодо визначення стажу державних службовців

75 років

Протокол ЕПК держархіву області від 17.10.2008 № 16 (ДСК)

Річні статистичні звіти про роботу з кадрами (ф. № 6-ПВ, № 9-ДС)

Постійно

 

Особові картки керівників міської ради і виконкому

Постійно

(К)

Службові справи (картки) працівників і службовців міської ради і виконкому

75 років –«В»

(К)

Списки членів міської ради, виконкому

Постійно

 

Документи (списки резерву кадрів, оголошення про конкурси на заміщення вакантних посад) про роботу з кадрами

5 років

 

Документи (характеристики, анкети) про проведення атестації, копії

75 років - «В»

Зберігаються у складі особових справ

Трудові книжки

До запитання, не затребувані не менше 50 років

(К)

Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них

50 років

 

Графік надання відпусток

1 рік

 

Закони, постанови Верховної ради України, укази і розпорядження Президента України; постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, які регламентують реєстрацію актів цивільного стану. Копії

Доки не мине потреба

 

Накази Міністерства юстиції України, обласних, міських, районних управлінь юстиції, розпоряджень органів місцевого самоврядування та виконавчої влади. Копії.

Доки не мине потреба

 

Документи (правила, положення, інструкції, методичні рекомендації) Міністерства юстиції України, обласного управління юстиції. Копії

До заміни новими

 

Звіти про витрачання бланків свідоцтв, що видаються виконкомам міської ради

Постійно

На державне зберігання не передаються (К)

Актові записи про народження та медичні довідки про народження

До останнього дня звітного місяця

Зберігаються у відділах РАЦС-75 років (К)

Актові записи про смерть

До останнього дня звітного місяця

Зберігаються у відділах РАЦС-75 років (К)

Актові записи про шлюб

 

До останнього дня звітного місяця

Зберігаються у відділах РАЦС-75 років (К)

Корінці довідок про виплату одноразової допомоги у зв’язку з народженням дитини, про реєстрацію народження дитини для одержання щомісячної допомоги

До останнього дня звітного місяця

Зберігаються у відділах РАЦС-3 роки (К)

Корінці довідок та копії довідок про виплату одноразової допомоги у зв’язку зі смертю

До останнього дня звітного місяця

Зберігаються у відділах РАЦС-3 роки (К)

Копії повідомлень про померлих дітей у віці до 16 років

До останнього дня звітного місяця

Зберігаються у відділах РАЦС-3 роки (К)

Копії списків паспортів, паспортних документів, пільгових посвідчень, війсково-облікових документів, зданих у зв’язку з реєстрацією смерті померлих громадян

До останнього дня звітного місяця

Зберігаються у відділах РАЦС-3 роки (К)

Журнал обліку заяв про шлюб

Після закінчення книги

Зберігаються у відділах РАЦС-3 роки (К)

Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства та заяв матерів, які не перебувають у шлюбі

Після закінчення книги

Зберігаються у відділах РАЦС-3 роки (К)

Книги обліку оприбуткування та витрачання бланків свідоцтв про народження, смерть, шлюб

Після закінчення книги

На державне зберігання не передаються.
Зберігаються у відділах РАЦС-постійно (К)

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції обмеженого доступу

3 роки

(К)

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції обмеженого доступу

3 роки

(К)

Щомісячні звіти

1 рік

(К)

Накладні про одержання бланків свідоцтв, акти підтвердження оприбуткування бланків свідоцтв

1 рік

(К)

Реєстри нотаріальних дій

Постійно

(К)

Нотаріально посвідчені заповіти

75 років

(К)

Довіреності

3 роки

Від часу припинення ії дії (К)

Алфавітні книги обліку заповітів

Постійно

(К)

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції (нотаріальна справа)

Після закінчення книги

(К)

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції (нотаріальна справа)

Після закінчення книги

(К)

Списки ветеранів і учасників ВВВ, партизанського та підпільного руху

Постійно

 

Картотека обліку військовозобов’язаних

3 роки

Після звільнення
(ДСК)

Журнал перевірки первинного обліку військовозобов’язаних та призовників

3 роки

(ДСК)

Закони, постанови, інші акти Верховної ради України; укази, розпорядження Президента України; розпорядження Кабінету Міністрів України, які регламентують роботу відділу. Копії. Інструкції, методичні рекомендації вищих за рівнем установ з питань бухгалтерського обліку та звітності

Доки не мине потреба

 

Затверджений бюджет міської ради, кошториси доходів та видатків міської ради

Постійно

 

Штатні розписи та переліки змін до них

Постійно

 

Річна фінансова та бюджетна звітність

Постійно

 

Квартальна фінансова та бюджетна звітність

3 роки

 

Особові рахунки робітників та службовців міської ради

75 років «В»

(К)

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості ( у тому числі на машинних носіях)

3 роки

За відсутністю особових рахунків – 75 років (ДСК)

Інвентарні журнали обліку основних коштів

3 роки

Після ліквідації основних коштів

Головна книга

3 роки

(ДСК)

Журнали-ордери та інші облікові реєстри

3 роки

 

Оборотні відомості

3 роки

 

Журнали реєстрації доручень, платіжних доручень та інші

3 роки

 

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію

3 роки

 

Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності, документи (довідки, доповідні записки) до них

5 років

 

Договори, угоди (господарські, трудові, операційні та інші)

3 роки

Після закінчення строків дії договорів, угод за умови завершення ревізії

Листки непрацездатності

3 роки

(К)

Журнал реєстрації листків непрацездатності

3 роки

Після закінчення журналу (К)

ДСК – інформація для службового користування
К – конфіденційна інформація

Категория: Каталог статей / Статьи / Другое | Добавил: Administrator (28-09-2011, 02:22) | Просмотров: 1861